Phase I - Vorbereitung, Einführung, Arbeitsbündnis/Mediationsvertrag

Zunächst stellt der Mediator den Konfliktparteien das Mediationsverfahren sowie die Regeln der Mediation vor und erläutert seine eigene Rolle. Die Konfliktparteien (Medianden) lernen in einer vertrauensvollen Gesprächsatmosphäre den Mediator und das Verfahren kennen, Sie treffen eine Entscheidung darüber, ob sie die Mediation beginnen möchten und schließen einen Mediationsvertrag mit Honorarvereinbarung ab, in dem auch das Einverständnis zu den für die Mediation verbindlichen Arbeitsbündnis erfolgt.

Phase II - Informations- und Themensammlung

In dieser Phase befragt der Mediator die Parteien nach ihren Anliegen. Alle Konfliktparteien erhalten gleichermaßen Gelegenheit, ihre jeweilige Sichtweise des Konfliktes zu schildern. Dabei werden alle diejenigen Themen zusammengetragen, welche die Medianten in diesem jeweiligen Fall bearbeiten wollen. Der Mediator stellt dabei sicher, dass das Gesagte vollständig und richtig verstanden werden kann und fasst die Punkte gemeinsam mit den Beteiligten zusammen.  

Phase III - Bedürfnis- und Interessenklärung 

Diese Phase dient der Findung der hinter dem Konflikt liegenden Interessen, Anliegen, Bedürfnisse, Wünsche und Ziele der Beteiligten. 

Der Mediator unterstützt die Medianten durch gezielte Fragen darin, die Hintergründe ihres Konfliktes verstehen zu lernen. 

Phase IV - Kreative Ideensuche, Bildung von Lösungsoptionen/

In einem Brainstorming werden in dieser Phase Lösungsmöglichkeiten für die zuvor gefundenen Themen und kollidierenden Bedürfnisse zusammengetragen. Die Aufgabe des Mediators ist es dabei, die Medianden in der Lösungsfindung zu unterstützen, ihren Blick zu weiten und die Kreativität anzuregen. Der Mediator macht dabei keine eigenen Lösungsvorschläge und auch ein Konsens der Parteien hinsichtlich der einzelnen Ideen ist an dieser Stelle nicht erforderlich. 

Phase V - Bewertung und Auswahl der Lösungsoptionen, Machbarkeits-prüfung, Mediationsvereinbarung

Es folgt unter Anleitung des Mediators eine Auswahl und Bewertung der grundsätzlich denkbaren Lösungen durch die Medianten auf Basis der bisherigen Arbeit. Dann werden realistische Handlungsalternativen gebildet, welche geeignet sind, den ermittelten Bedürfnissen gerecht zu werden. Das Ziel der Auswahl ist eine möglichst konkrete und nachhaltige Lösung, die alle Medianden als fair und gerecht empfinden.

Diese werden in der Abschlussvereinbarung (Memorandum) festgehalten.

Jeder Konfliktpartner ist gleichermaßen mitverantwortlich für diese Lösung. Der Mediator ist kein Entscheider oder (Schieds-)Richter, vielmehr entscheiden die Parteien für sich selbst, ob die ermittelten Lösungsmöglichkeiten für sie akzeptabel sind und vereinbaren diese wechselseitig. 

Der Mediationsprozess wird im Regelfall durch fachliche externe, auf das jeweilige Thema abgestimmte weitere Beratung (z.B. Steuerberatung, rechtliche Fragen, ggf. notarielle Beurkundung, etc.) ergänzt, welche die Medianten selbst beauftragen. Der Mediator selbst führt keine Rechtsberatung durch, da dies mit der im Verfahren erforderlichen Allparteilichkeit gegenüber allen Medianten nicht vereinbar wäre.